“法院通过公证保全的电子邮件，确认了主要事实，我们成功维权了。”昨天，宁波永欣公证处的工作人员接到了当事人打来的电话。公证人员表示，这两年来，申请办理电子邮件证据保全公证的当事人日益增多，以企业居多，目的是为了固定电子邮件证据，从而预防或解决纠纷。
A没签纸质合同，贸易公司的货打了水漂
这家贸易公司此前分两批把两批货物出售给某外国客户，两批货物都由一家国际货运公司承运，价值20余万美元，折合人民币近150万元。
第二批货发出后，贸易公司得知该外国客户已破产，且两批货物目前都还在承运人处，立即通知承运人把货物运回中国。可是，承运人最终在没有收到买方提交的正本提单的情况下，将两批货发给了买方。如此一来，货被放行，货款却可以预见难以收回，贸易公司的货相当于“打了水漂”。
“买方找不到，承运人否认无单放货。贸易公司和国外客户开展业务一般都借助电子邮件往来，不会签订纸质合同。这些邮件中通常都是业务往来的内容，还附有销售合同、提单、保险单等文件电子版，在发生合同争议时，能不能向法院进行举证、被法院采信，就显得特别重要。为了诉讼需要，贸易公司来到公证处，申请对公司电子邮箱内的相关电子邮件进行证据保全。”公证人员介绍到。
B电子邮件公证需要分三步走
具体是怎么公证的呢？只要对着电脑屏幕上的邮件内容拍张照片就可以了吗？
公证人员说，主要分三步。第一步，审查基本资料并进行受理。第二步，证据保全操作过程，就是公证人员监督俞某打开贸易公司的电子邮箱、浏览该电子邮箱收件箱与发件箱内的相关邮件、对能体现其所述情况的邮件予以截屏、对相关的邮件附件予以下载，然后将截屏和下载所得的全部文件予以打印的全过程。
第三步就是出证送达。取证完毕后，公证人员将证据保全过程中的屏幕录像内容刻录成光盘，并将证据保全过程中所取得的打印件进行复印作为公证书附件。同时，公证人员拟好公证书书稿，按规定报批，最终出具公证书，一并交由俞某。
C申请办理电子邮件证据保全的日益增多
“类似的情形，很多企业都可能碰到。电子邮件便捷高效，尤其在国际贸易往来中是十分常见的交易形式，很多企业在前期合同磋商谈判到最终确立合同关系时都会用电子邮件。”公证员赵越说，电子邮件属于我国合同法规定的书面形式之一。
不同于传统的纸质合同，电子邮件以无纸形式生成，数据电文形式体现。因此，电子邮件存在不直观，须借用电脑及网络等工具显示的特点，而且这些数据或存储在互联网云端服务器中，或已经下载并存储于本地电脑中，还存在易消失和易篡改等弱点，如自行打印作为证据递交法院，在开庭质证时因无法进行与原始载体及数据核实，而真实性遭到对方质疑，往往会面临不被法院采信的窘境。
“只有同时具备客观性、合法性、关联性并且经过当庭质证的证据，才能作为法院认定案件事实的依据。关于电子邮件，一般而言，电子邮件提取的过程是否真实、合法，可以通过公证来解决。保全证据公证可以电子数据及时提取并固定，并转化为成书面的公证书载体，一方面防止数据灭失，另一方面便于今后进行举证，解决了证据能力的问题。在质证环节，如果对方自认或者未能提出推翻该电子数据的有效抗辩，法官再结合其他证据材料综合认定电子邮件的证明力。”他介绍到，这两年来，申请办理电子邮件证据保全公证的当事人日益增多，以企业居多，目的是为了固定电子邮件证据，从而预防或解决纠纷。
D避免使用计算机本地电脑软件收发邮件
赵越说：“实践中，很多宁波企业习惯于通过Outlook Express进行业务往来。事实上，Outlook Express内容存于本地电脑的特点决定了其易消失和易篡改，较之网络电子邮箱里的电子邮件，其客观性较弱。公证机构对保存于本地电脑的邮件是否能给予保全公证也是存在不同做法的。”
他说，公证机构仅能对提取、固定电子邮件证据的过程的真实性作出证明，并不能直接证明电子邮件内容的真实性，所保全的电子邮件能否最后作为证据被人民法院或者其他使用者采信还需结合其他证据材料综合考虑其证明力。
他建议，平时公司和个人在使用电子邮件时，都要有一定的证据保全意识。首先，尽量将电子邮件存储于公众服务器上，避免使用计算机本地电脑软件收发邮件。其次，如果习惯用本地电脑软件收发软件，尽量在公众服务器上备份。
